00:00 08 июля 2009 г.
На предприятиях «Концерна «Тракторные заводы» завершено внедрение системы электронного документооборота CompanyMedia. Работы выполнены совместно компанией-разработчиком системы «ИнтерТраст» и входящей в машиностроительный холдинг специализированной компанией «Информ-стандарт».
Основной целью проекта было повышение оперативности управления входящими в машиностроительную группу предприятиями, расположенными в 8 субъектах Российской Федерации, за счет оптимизации документооборота.
В этой связи предполагались:
- переход от работы с бумажными документами к электронным;
- частичная автоматизация, а значит ускорение и повышение качества выполнения рутинных процессов обработки документов (создание, в том числе коллективное, согласование, подписание, рассылка документов);
- исключение рисков несвоевременной доставки информации, ее искажения или потери;
- налаживание строгого контроля за исполнением подчиненными документов и поручений по ним.
Помимо наличия необходимого для решения этих задач функционала выбор в пользу CompanyMedia был сделан на основании ряда преимуществ программного решения и условий его покупки:
- открытость кода системы, обеспечивающая возможность персональной ее доработки под потребности «Концерна «Тракторные заводы», а также интеграции с уже используемыми в машиностроительном холдинге информационными системами;
- модульность программы, позволяющая осуществить поэтапное ее внедрение и автоматизировать необходимые деловые процессы (на предприятии были поочередно внедрены «CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Факс», «CompanyMedia-Договоры», «CompanyMedia-Документы», «CompanyMedia-Поручения», «Центр отчетов», автоматизирующие разные виды бизнес-процессов и работу с разными типами документов);
- гибкая система лицензирования, при которой на рабочие места сотрудников закупаются именно те лицензии, которые необходимы им для выполнения своих функциональных обязанностей (для менеджеров по работе с клиентами и сотрудников юридических департаментов - «CompanyMedia-Договоры», для секретариата и делопроизводителей - «CompanyMedia-Делопроизводство» и т.д.). Сотрудникам, которым нужен доступ к документам только с целью их прочтения, лицензии не требуются.
Проект внедрения включал конфигурирование, настройку, установку системы, опытную и промышленную эксплуатацию, обучение сотрудников предприятия работе с ней. На сегодняшний день все работы выполнены в полном объеме.
В дальнейшем к CompanyMedia будут подключены все предприятия, находящиеся под управлением холдинга.
Евгений Гаврилов, руководитель Департамента информационных технологий «Концерна «Тракторные заводы», подчеркивает: «В рамках последовательно реализуемой стратегии по оптимизации всех бизнес-процессов холдинг внедряет новые технологии, в том числе и в сфере информатизации. Вовлечение в документооборот сотрудников всех уровней позволило предприятиям машиностроительной группы наладить высокоэффективную работу с документами».